Ovládněte základy obchodní etikety

Photo by Dane Deaner on Unsplash

Věděli jste, že racionální argumenty tvoří pouhopouhá tři procenta úspěšné obchodní schůzky? Celých 97 % záleží na tom, jak se budete k obchodnímu partnerovi chovat, jak budete vypadat a také, v jakém prostředí schůzku uspořádáte.

Když si osvojíte alespoň základy obchodní etikety, vaše šance na úspěch rapidně vzrostou. Jaká pravidla ve světě etikety obchodního jednání platí? Čtěte dál a dozvíte se to!

Základy obchodní etikety by měl zvládat každý

Je úplně jedno, jestli vedete obří nadnárodní korporaci nebo jste obchodní zástupce malé firmy, která hledá své místo na trhu. Základy obchodní etikety by měl zvládat každý bez rozdílu. Takové maličkosti jako včasný příchod nebo nonverbální komunikace vám totiž mohou přinést plusové body, kterých není nikdy dost.

Pamatujte totiž, že na trhu (alespoň v drtivé většině případů) nejste jediní a konkurence může obchodnímu partnerovi přednést vesměs tu samou nabídku. Proto je nesmírně důležité znát základní pravidla, která upotřebíte nejen během obchodní schůzky, ale i v každodenní komunikaci.

Nejdůležitější je první dojem

Většina z nás svorně tvrdí, že nesoudíme ostatní podle obalu. Ve skutečnosti je první dojem tím, co rozhoduje o případných sympatiích či antipatiích. Možná vás překvapí, že udělat první dojem trvá zhruba 0,1 sekundy, jak píše např. Ondřej Ilinčev. Během této nesmírně krátké doby určujeme důvěryhodnost a krásu. Během dalších tří sekund sipak děláme názor například na vůdcovské schopnosti, svědomitost nebo dominanci dané osoby.

• Přečtěte si také! Měkké dovednosti: Proč jsou důležité a co vše mezi ně patří?

Málokdo třeba tuší, že agresivitu zkušení psychologové odhalí dle poměru šířky a výšky obličeje, extroverzi pak třeba na základě způsobu chůze. Pokud u partnera vzbudíte dobrý první dojem, máte celkem jistotu, že se schůzka bude odvíjet v příznivém duchu. Jak na to? Tady je pár praktických rad:

• Na významnou obchodní schůzku přijďte ve vhodném oblečení (není vhodné přijít jen v košili, vždy byste měli volit alespoň lehké sako. Kravata dnes už ale není nutná)
• Buďte dochvilní a raději se na místo dostavte s dostatečným časovým předstihem
• Základem úvodní schůzky je představení se, přivítání, udržování očního kontaktu a přiměřené potřesení rukou
• Pokud sedíte ve chvíli, kdy k vám kráčí obchodní partner (nebo jiná významná osoba), nezapomeňte vstát

Buďte profesionálem s dostatkem informací

Přípravu na obchodní schůzku se nevyplatí podceňovat. Vždy byste si měli osvojit maximum všech dostupných informací nejen o obchodním partnerovi, ale také o samotném jednání i cílech, kterých chcete dosáhnout. Pamatujte, že čím víc si o svém protějšku zjistíte, tím snáze se naladíte na jeho vlnovou délku a tím větší šanci máte v obchodním jednání uspět.

V obchodním partnerovi jednoduše vyvoláte dojem, že si rozumíte a on se tak bude ve vaší přítomnosti cítit dobře a uvolněně. Samotné jednání pak veďte věcně a jasně. Budete tak působit seriózněji. Před samotnou schůzkou se vyplatí:

• Sdělit si obsah jednání a jeho (alespoň přibližnou) délku
• Přizvat k jednání další účastníky (vyrovnaný počet účastníků z obou stran zvýší efektivitu jednání)
• Zapojit do jednání specialisty, kteří budou odpovídat na případné technické detaily
• Vypnout telefon a další technické zařízení (je naprosto nepřípustné kontrolovat během schůzky displej nebo snad vyřizovat e-maily).

Vyberte vhodné místo a dejte si pozor na nonverbální komunikaci

Nejčastěji si pro obchodní jednání vybíráme kancelář (naši nebo obchodního partnera) či restauraci. V případě prvním dbejte na to, ať se u vás cítí dotyčný dobře. Nabídněte mu občerstvení alespoň ve formě kávy či nápoje a dopřejte mu dostatek osobního prostoru. Pokud zvolíte ke schůzce restauraci, vždy vybírejte takový podnik, který má úroveň odpovídající obchodnímu jednání, nebudete tam rušeni nadměrným hlukem, a zároveň vám poskytne kreativní prostředí.

Během samotného jednání se vyvarujte ukazování prstem, udržujte oční kontakt, nestavějte partnerovi překážky v podobě překřížených rukou, nohou, složených rukou či gest zakrývajících obličej. Snažte se působit vyrovnaně, otevřeně a především autenticky. Pozor si dejte především na:

• Projevy neverbální komunikace
• Intonaci hlasu
• Uhýbání pohledem do pravého horního rohu (jde o projev neupřímného chování)
• Ukvapené jednání nebo drmolení

Obchod řešte až u kávy a dezertu

Pokud jste pozvali obchodního partnera do restaurace, zopakujte si etiketu stolování. Naprostou samozřejmostí je počkat, až s jídlem začne sám hostitel. Pokud je váš obchodní partner cizinec, měli byste mu popřát dobrou chuť v jeho rodném jazyce. I kdyby to mělo být společně s pozdravem to jediné, co zvládnete, váš protějšek to jistě ocení.

• 15 anglických aplikací na telefon, které jsme sami vyzkoušeli. A to stejné jsme udělali i s aplikacemi na němčinu.

Samotné obchodní záležitosti neřešte u předkrmu nebo dokonce hlavního jídla. Během něj by měla být vaše konverzace spíše nenucená a oddechová. „Business“ se většinou řeší až u dezertu, případně kávy. Jak jsme již zmínili výše, měli byste mít připravený scénář s cílem, kterého chcete dosáhnout.

Drtivá většina jednání se ale po několika minutách promění v čirou improvizaci, což může některé méně zkušené jedince rozhodit. Pokud je to i váš případ, vždy zachovejte chladnou hlavu a během schůzky se držte následujících pravidel:

• Nikdy nepokládejte lokty na stůl
• Myslete na to, že placení má na starosti hostitel. Proto se v případě společného účtu zbytečně nedohadujte.
• V každém případě se vyhněte placení jen vaší části útraty (platí se vše nebo nic)
• Během jednání nesledujte hodinky. Jde o jasný výraz neúcty
• Nezapomeňte s sebou přinést nějakou drobnost nebo pozornost. Jen si dávejte pozor na hodnotu daru. Příliš drahý dárek by mohl být obchodním partnerem považován za úplatek.

Slušnost je vrozená, ale zdvořilosti se musíme naučit

Jiří Stanislav Guth-Jarkovský – český propagátor sportu, generální tajemník Mezinárodního olympijského výboru a spoluautor olympijské charty kdysi prohlásil: „Slušnost je vrozená, ale zdvořilosti se musíme naučit,“ proto je dobré osvojiti si základy etikety, která se vám bude hodit nejen v obchodním styku, ale i běžném životě.

Pokud chcete proniknout do dalších jejích tajů a zákoutí, přihlaste se třeba do kurzu „Školení pro obchodní zástupce“, kde si osvojíte třeba komunikační dovednosti, psychologii prodeje nebo vedení obchodního jednání.